Nowe obowiązki - E-doręczenia dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

E-doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli oraz przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi). Nowa forma będzie równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub z doręczeniem osobistym. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). Korespondencja ze strony podmiotów publicznych, w takich wypadkach, ma docierać w formie papierowej, choć w urzędach będzie zapisana cyfrowo.

Od kiedy powstaje dla firmy obowiązek stosowania e-doręczeń?

Harmonogram wdrażania e-doręczeń dla przedsiębiorców jest kilkuetapowy i zależy od tego kiedy działalność była założona lub zmodyfikowana i w jakim rejestrze (CEIDG czy KRS):

Termin, od którego musisz posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo KRS:

• firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm
• firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 roku, firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.

E-doręczenia powinny być wdrożone:

CEIDG	kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń
przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2023	do 30.09.2026
przedsiębiorcy rejestrujący się po 31.12.2023	od 1.01.2024

KRS	kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń
przedsiębiorcy zarejestrowani przed 10.12.2023	od 10.03.2024
przedsiębiorcy (spółki) zarejestrowani od 10.12.2023	od 10.12.2023

Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE) , którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji.

Brak adresu do e-doręczeń przedsiębiorcy może utrudnić działanie firmy.

Chociaż przepisy nie przewidują sankcji dla przedsiębiorców, którzy w odpowiednim terminie nie założą adresu do e-doręczeń, warto podchodzić do tego obowiązku z należytą powagą i regularnie sprawdzać już aktywowaną skrzynkę. Niestety przegapienie korespondencji może wiązać się z uchybieniem terminu.

Negatywnym skutkiem braku założenia e-skrzynki będzie z pewnością utrudniona wymiana korespondencji z organami administracyjnymi.