Wdrożenie KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie fakturowania w Polsce, która wchodzi w życie:

• z dniem 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Dla jednych firm to szansa na uproszczenie obiegu dokumentów, szybsze rozliczenia i większe bezpieczeństwo podatkowe. Dla innych – realne wyzwanie organizacyjne, wymagające zmian w systemach księgowych i codziennych procesach.

Jako biuro rachunkowe na co dzień wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniu do KSeF – zarówno od strony formalnej, jak i praktycznej. W tym artykule w przystępny sposób wyjaśniamy, kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF, kto jest z niego wyłączony oraz jak poradzić sobie z najczęstszymi problemami, z jakimi mierzą się firmy przy wdrożeniu systemu.

KSeF to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana ma określony format (XML), zgodny ze schemą opublikowaną przez MF, i jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.

W praktyce oznacza to, że faktury nie są już przekazywane kontrahentom w formie papierowej czy PDF (np. e‑mailem), lecz udostępniane im poprzez centralny system.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy zasadniczo podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski, w szczególności:

• czynnych podatników VAT,
• podatników VAT zwolnionych (podmiotowo lub przedmiotowo),
• przedsiębiorców wystawiających faktury dokumentujące sprzedaż krajową.

W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość firm – niezależnie od skali działalności – musi przygotować się na wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF.

Warto podkreślić, że obowiązek dotyczy wystawiania faktur, a nie samego prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury, co do zasady powinien robić to w systemie KSeF.

Ustawodawca przewidział pewne wyłączenia i wyjątki. Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są m.in.:

• podmioty, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• faktury wystawiane przez podatników zagranicznych, którzy nie są w Polsce zarejestrowani dla celów VAT,
• określone rodzaje dokumentów, które w ogóle nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT (np. noty księgowe).

W okresie przejściowym, do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury z pominięciem KSeF jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł lub wystawiają faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Dodatkowo, w określonych przypadkach (np. awaria systemu KSeF lub brak dostępu do Internetu) możliwe jest czasowe wystawienie faktury poza systemem, z obowiązkiem jej późniejszego wprowadzenia do KSeF.

Jednym z najczęstszych źródeł wątpliwości są transakcje z kontrahentami zagranicznymi.

Co do zasady:

• sprzedaż na rzecz kontrahenta zagranicznego (np. WDT, eksport towarów, świadczenie usług poza terytorium kraju) nie zawsze musi być dokumentowana fakturą w KSeF,
• decydujące znaczenie ma to, czy miejscem opodatkowania danej transakcji jest Polska oraz czy kontrahent posiada polski NIP.

W praktyce wiele faktur dokumentujących transakcje zagraniczne będzie wystawianych poza KSeF, zgodnie z dotychczasowymi zasadami.

Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców:

• nie trafiają do KSeF,
• są rozliczane na podstawie dokumentów otrzymanych bezpośrednio od kontrahenta (PDF, papier, EDI).

KSeF jest systemem krajowym i nie obejmuje faktur wystawianych przez zagraniczne podmioty niepodlegające polskim regulacjom.

Faktura pro forma:

• nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT,
• nie dokumentuje sprzedaży i nie rodzi obowiązku podatkowego.

W związku z tym faktur pro forma nie wystawia się w KSeF. Mogą one nadal funkcjonować w dotychczasowej formie (PDF, dokument handlowy), np. jako element procesu ofertowego lub zaliczkowego.

Paragon fiskalny z NIP nabywcy (do 450 zł) pełni funkcję tzw. faktury uproszczonej. Takie dokumenty:

• nie są wystawiane w KSeF,
• nie podlegają raportowaniu do systemu jako faktury ustrukturyzowane.

Jeżeli jednak do paragonu z NIP wystawiana jest „pełna” faktura, wówczas taka faktura – jako standardowa faktura VAT – powinna zostać wystawiona w KSeF.

Jednym z istotnych ograniczeń KSeF jest brak klasycznych załączników do faktur.

• KSeF nie umożliwia dołączania plików (np. PDF, umów, protokołów odbioru) jako załączników do faktury.
• W fakturze ustrukturyzowanej można natomiast zawrzeć określone informacje opisowe w przewidzianych polach.

W praktyce oznacza to, że dokumenty dodatkowe (np. specyfikacje, umowy, protokoły) muszą być przekazywane kontrahentom innym kanałem (e‑mail, systemy B2B), a ich powiązanie z fakturą ma charakter organizacyjny, a nie systemowy.

Dostęp do KSeF wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. Możliwe są różne formy:

• profil zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (najczęściej stosowana w większych organizacjach),
• token KSeF generowany w systemie.

Podatnik może:

• korzystać z KSeF osobiście,
• nadać uprawnienia innym osobom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu),
• określić zakres uprawnień (wystawianie faktur, podgląd, pobieranie dokumentów).

Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami jest kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa i odpowiedzialności za wystawiane dokumenty.

Faktury wystawione i otrzymane w KSeF:

• są przechowywane w systemie przez 10 lat,
• można je pobierać w formacie XML,
• mogą być automatycznie importowane do systemów finansowo‑księgowych.

W praktyce oznacza to, że:

• nie ma obowiązku archiwizowania faktur w formie papierowej,
• kluczowe staje się zapewnienie integracji KSeF z programem księgowym lub procedur pobierania dokumentów.

Błędy na fakturach były, są i będą – również w KSeF. System nie eliminuje konieczności korekt, ale zmienia ich formę.

Jeżeli po wystawieniu faktury okaże się, że zawiera ona błąd (np. w cenie, stawce VAT, danych nabywcy), korekta odbywa się poprzez:

• wystawienie faktury korygującej w KSeF,
• wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej.

Nie ma możliwości „usunięcia” lub edycji faktury już przyjętej do systemu.

Jeżeli faktura została wystawiona omyłkowo (np. dokumentuje transakcję, która w ogóle nie miała miejsca), jedyną drogą jest:

• wystawienie faktury korygującej „do zera”,
• odpowiednie udokumentowanie przyczyn korekty.

W KSeF szczególnego znaczenia nabiera staranność przy wystawianiu dokumentów – moment nadania numeru KSeF ma bowiem daleko idące skutki podatkowe.

KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia o fakturowaniu i obiegu dokumentów. Wdrożenie systemu wymaga:

• analizy procesów sprzedażowych i księgowych,
• dostosowania systemów IT,
• przeszkolenia pracowników,
• jasnego podziału ról pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.

Dobrze przygotowane wdrożenie KSeF pozwala jednak ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe firmy.

Jeżeli masz wątpliwości, jak przygotować swoją firmę do KSeF lub jaką rolę może w tym procesie odegrać biuro rachunkowe – warto omówić to z doradcą księgowym na wczesnym etapie.

Tak. Obowiązek korzystania z KSeF nie zależy od formy prowadzenia działalności, lecz od faktu wystawiania faktur. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które wystawiają faktury sprzedażowe, co do zasady muszą korzystać z KSeF.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana kontrahentowi w KSeF. Możesz dodatkowo przesłać klientowi jej wizualizację (np. PDF), ale jedyną fakturą „obowiązującą” jest ta znajdująca się w systemie KSeF.

Nie. Przy obowiązkowym KSeF zgoda odbiorcy faktury nie jest wymagana. Kontrahent ma dostęp do faktury poprzez system, niezależnie od swojego stanowiska w tej sprawie.

W przypadku awarii systemu lub braku dostępu do Internetu możliwe jest wystawienie faktury poza KSeF, z obowiązkiem jej późniejszego wprowadzenia do systemu. Ważne jest jednak odpowiednie udokumentowanie takiej sytuacji.

Tak, pod warunkiem nadania odpowiednich uprawnień w KSeF. Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego powinien być jednak jasno określony w umowie, aby uniknąć nieporozumień.

Tak – faktury w KSeF są przechowywane przez administrację skarbową przez 10 lat. Nie ma obowiązku ich drukowania ani archiwizowania w formie papierowej.

Tak. Po przyjęciu faktury do KSeF nie ma możliwości jej edycji ani usunięcia. Każdy błąd wymaga wystawienia faktury korygującej.

 

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest dobrze przygotowana do KSeF – zarówno pod względem formalnym, jak i organizacyjnym – warto skonsultować się z biurem rachunkowym. Dobre wdrożenie KSeF to nie koszt, lecz inwestycja w bezpieczeństwo i sprawne rozliczenia.