Ochrona sygnalistów - nowe przepisy wchodzą w życie

W dniu 25.09.2024 r. wchodzi w życie Ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na pracodawców, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (do danej liczby wlicza się m. in. pracowników, zleceniobiorców, umowy B2B) wprowadzenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodnie z wymogami Ustawy. Próg osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, są to np. podmioty zajmujące się udzielaniem kredytów; banki; biura rachunkowe; firmy ubezpieczeniowe; podmioty świadczące usługi finansowe, obrót papierami wartościowymi, instrumentami rynku pieniężnego, fundusze inwestycyjne.

Sygnalistą jest osoba fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą. Natomiast naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt powyżej.

Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga opracowania dokumentu zawierającego elementy wskazane w Ustawie, m.in. określenie:

• wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, bądź podmiotu zewnętrznego, upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposobów przekazywania zgłoszeń;
• bezstronnej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionej do podejmowania działań następczych, w tym do weryfikacji zgłoszeń i dalszej komunikacji z sygnalistą;
• trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązku potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
• obowiązku podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
• maksymalnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
• informacji na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura może zawierać także inne elementy jak np. wskazanie możliwości zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych; określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie, jeżeli nie działa w niej zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Aktualnie zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, podmioty prawne, których obowiązek stosowania przepisów o zgłoszeniach wewnętrznych, uzależniony jest od liczby osób zatrudnionych mogą dokonać pierwszego przeliczenia liczby osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową na 01.01.2025 r. Jeśli firma na dzień 01.01.2025 r. potwierdzi, że na jej rzecz pracuje 50 lub więcej osób, powinna zacząć pracować nad procedurą zgłoszeń wewnętrznych i niezwłocznie ją przyjąć. Jednak procedura może być wcześniej wprowadzona, warto nie zwlekać z jej wprowadzeniem.

Podmioty, które mają obowiązek przyjąć procedurę bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz muszą rozpocząć pracę nad procedurą od dnia 25.09.2024 r.